Van Amerongen verzorgt verkeersmaatregelen bij wegwerkzaamheden en evenementen: borden, afzettingen en ander materieel dat op de juiste plek moet staan - en daarna weer terug. Een bedrijf met meerdere vestigingen, monteurs door het hele land en duizenden materiaalbewegingen per jaar. Sinds 2018 zijn wij hun softwarepartner.
Het vraagstuk
Met monteurs in het veld, meerdere vestigingen en materieel dat voortdurend onderweg is, valt de operatie op papier of in spreadsheets niet bij te houden. Materiaal raakte uit beeld, urenregistratie was handwerk en de administratie liep structureel achter op de werkelijkheid buiten. Ook de financiële afhandeling - van uitgevoerd werk naar factuur - kostte veel tijd en kende te veel handmatige stappen.
Onze aanpak
In 2018 ontwikkelden we twee applicaties die op elkaar aansluiten: op kantoor bereidt de planning al het werk voor in een administratie-applicatie, en monteurs in het veld handelen werkorders af op een tablet. In 2023 herbouwden we de kantoorapplicatie van de grond af in een modern framework en kwam er een volwaardige, installeerbare tablet-app voor de buitendienst bij. De belangrijkste bouwstenen:
- Werkvoorbereiding en werkorders: kantoor plant, de monteur ziet op de tablet precies wat waar moet gebeuren - inclusief kaart en instructies
- Een buitendienst-app die als PWA op elke tablet installeert, met pincode-login zodat monteurs in seconden aan de slag zijn
- Realtime materiaal- en voorraadbeheer per vestiging, visueel op de kaart - ook voor ingehuurd, beschadigd of kwijtgeraakt materiaal
- Urenregistratie direct op de werkorder, zonder losse briefjes
- Een Exact Online-koppeling die pro-formafacturen automatisch omzet in verkoopfacturen, met beter inzicht in omzetcategorieën en kostenplaatsen
- Volledige revisiehistorie: elke wijziging is herleidbaar tot persoon en moment
De drie applicaties - API, kantoorapplicatie en buitendienst-app - vormen samen één systeem. Nieuwe wensen uit de praktijk landen doorlopend in de software: de planning en de monteurs bepalen mede wat er gebouwd wordt.
Het resultaat
Acht jaar later is de software het hart van de dagelijkse operatie. Kantoor en buitendienst kijken naar dezelfde actuele data, materiaal is traceerbaar van uitgifte tot retour, en de financiële afhandeling kost minder tijd en kent minder fouten. Wat in 2018 begon met twee applicaties, is uitgegroeid tot een digitale keten die met het bedrijf meegroeit - en de samenwerking loopt onverminderd door.
